Chega de reuniões improdutivas!

Um estudo revela que encontros corporativos nem sempre atingem os resultados esperados. Veja por que e como contornar as dificuldades
Por Redação
Chega de reuniões improdutivas!

Por Ivonete Pereira

Fonte: Revista Mulher Executiva/ed.4

Sua agenda (como de costume) está lotadíssima. Você precisa checar e-mails, fazer algumas ligações e se reunir com um fornecedor no meio do expediente, mas nada que não possa controlar. Afinal, sempre planeja muito bem seu tempo, fazendo com que todas as atividades se encaixem perfeitamente durante o dia. Sendo assim, já ligou para o maridão e marcou aquele jantar a dois que tanto precisavam. Até que, de repente, a secretária do chefe liga em seu ramal e informa: “às 17h teremos uma reunião com a diretoria e toda a equipe do seu setor, ok?”. Você, meio a contragosto, diz que tudo bem e, na hora, liga para seu esposo e diz: “amor, cancele o jantar. Terei mais uma daquelas reuniões intermináveis com a equipe”.

Qualquer semelhança não é mera coincidência. Segundo uma pesquisa realizada com cerca de dois mil profi ssionais e empresários brasileiros pela Tríade do Tempo, empresa de consultoria e treinamento em produtividade, 57% se consideraram desmotivados com esses “encontros corporativos” que, por muitas vezes, pecam pela ausência de foco e pela extensão do tempo. “O profissional gasta cerca de 20% de seu tempo de trabalho em reuniões corporativas. É preciso aperfeiçoá-lo para que não haja improdutividade”, diz Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial.

Mas, como identificar se a reunião está ou não caminhando para o seu norte? Como identificar as falhas da gestão deste tempo corporativo? O especialista apresenta alguns indícios que podem apontar se há ou não improdutividade: “Os chefes não apresentaram a agenda da reunião, mas disseram que seria importante? Mais de seis pessoas foram convocadas? Todos estão liberados para atender ligações de seus celulares? Não foi comunicado o prazo de término? Acredite, estes são sinais de reuniões

improdutivas”, reforça Barbosa.

Em entrevista, Roberta Hummelair, diretora de consultoria da Great Place to Work® Institute Brasil, e Cláudia Del Valle, gerente de vendas e marketing da Costa Cruzeiro, para ajudá-la a destruir defi nitivamente os vilões dos gastos desnecessários.

Planejamento e disciplina

Roberta Hummelair, diretora de consultoria da Great Place to Work® Institute Brasil, empresa especializada em práticas de otimização de tempo e busca de resultados corporativos, conta que planejamento e disciplina são a chave para se ter uma reunião produtiva. Quando reúne sua equipe, sempre avisa com antecedência, deixando data e hora para iniciar e acabar marcados. “São de no máximo uma hora com gerentes e duas, no âmbito de diretoria. A utilização de novas tecnologias interativas, como a audioconferência também foram introduzidas no nosso dia a dia profissional”, diz.

A empresa possui 44 escritórios entre nacionais e internacionais e, por este motivo, também realiza reuniões virtuais. Segundo Roberta, dessa maneira a Great gera economia e menos deslocamentos. E toda essa disciplina vem funcionando muito bem, obrigada, na Costa Cruzeiro.

Cláudia Del Valle, gerente de vendas e marketing, conta que seria impraticável não promover encontros profissionais com a equipe. Manter o mínimo de logística e qualidade na hora de promover uma reunião corporativa, segundo ela, é imprescindível. “Como nosso foco é o está caminhando em relação às metas pré-estabelecidas. “Com esta, tenho um resumo importante dos problemas e soluções encontradas pela equipe e sempre tenho a pauta das reuniões mensais”, finaliza.

Utilizar outras ferramentas evita reuniões dispensáveis

Antes de agendar uma reunião, verifi que se esta é de fato a maneira mais indicada para resolver o que precisa. Às vezes, por e-mail ou telefone tudo se resolve. “Muitos assuntos podem ser resolvidos por telefone, trocas de mensagens eletrônicas ou chats on-line. Atitudes simples que reduzem drasticamente os gastos dentro de uma empresa”, afirma Christian Barbosa.

Ele completa ainda que as reuniões mal conduzidas geram custo alto para as empresas. “A cada cem funcionários, a empresa gasta cerca de R$ 500.000,00. Portanto, antes de marcar uma reunião, os chefes devem se perguntar: “Qual a real necessidade de convocação? Convoquei as pessoas certas? Deixei claras as tarefas, as datas e os responsáveis por cada uma delas?”. Eleja também alguém responsável pelo cumprimento dos horários, do foco e da distribuição das tarefas definidas.